Elke dag worden bedrijven geconfronteerd met de realiteit: “We hebben te weinig licenties in huis!”. Terwijl de IT Manager werkelijk en oprecht ervan overtuigd was dat het echt wel goed zat. Onlangs is er immers nog een audit geweest.
Klanten vragen aan License Consulting of een briefje achtergelaten kan worden waarin wij stellen dat de klant goed gelicenseerd is. Fabrikanten als Adobe of Microsoft krijgen dezelfde vraag. De waarheid is treurig: Tenzij u al uw software gebruik voorgoed afkoopt, hetgeen niemand u zal aanbieden , zal niemand u een boterbriefje geven. Maar wanneer is een organisatie dan compliant? Wordt dat doel dan ooit wel bereikt? Welnu, het komt erop neer dat:
- Wanneer is gezocht naar alle bekende facetten over het software gebruik voor zover deze relevant is voor het contract, EN
- Deze is vergeleken met de relevante licentieregels, definities en beperkende voorwaarden waaraan uw gebruiksrecht verbonden is,
- EN er zijn geen discrepanties vastgesteld of aannemelijk te maken, DAN is het zover:
- Het lijkt erop alsof de software rechtmatig wordt gebruikt! (ofwel: Er is op dat moment geen informatie beschikbaar die aantoonbaar maakt dat u INcompliant bent).
Er is dan sprake van een ‘gezonde licentiehuishouding’. Echter is morgen het gerealiseerde ‘meetpunt’ alweer geschiedenis en gaat u over tot de orde van de dag. Op die dag stuurt uw externe DTP bureau een beschermd lettertype via email naar uw communicatie afdeling omdat iets geprint moet worden. En daarom geeft geen verstandig mens een boterbriefje, tenzij de tijdswaarde ervan in het verleden is.
Compliance is een lekker gevoel, en indien het bewezen wordt een tijdelijke sensatie. Verkregen door in alle oprechtheid legaal met software te willen werken, en te investeren in kennis om dat te kunnen realiseren. Organisaties die een verantwoord beleidsplan hiervoor naleven, beleven deze sensatie. Telkens weer.