In de afgelopen jaren heeft outsourcing een vogelvlucht genomen. Veel bedrijven stoten niet-kernactiviteiten af. Salarisadministratie, IT, en ga zo maar door. Een ingrijpende gebeurtenis, voor ieder bedrijf. En telkens is er een ondergeschoven kind: Software licenties.
Enkele recente situaties:
Situatie 1
Onlangs ontvingen wij een bericht van een grote outsourcing partij: Beste License Consulting, wij hebben het werkplekbeheer van firma XYZ overgenomen. Het contract is zojuist getekend, voor enkele duizend werkplekken. Maar wij willen weten welke software daar eigenlijk op draait. Kunnen jullie dit inventariseren? Alles moet zoveel mogelijk gestandaardiseerd worden om het beheer te vereenvoudigen.
Situatie 2
Een klant is geaudit door een fabrikant, en moet als resultaat een half miljoen Euro afrekenen. Voor software die op servers van de outsourcer staan en ook worden beheerd. De klant in kwestie dacht dat alle licenties die in bezit waren voordat de outsourcing constructie tot stand kwam, de lading wel zou dekken. De fabrikant wijst naar de klant. De klant wijst naar de outsourcer.
Het probleem: In situatie 1 is de klant een werkplek als een ‘dienst’ gaan beschouwen, voor een vaste prijs per werkplek. De klant hoeft dus geen spannende zaken meer te budgetteren. De outsourcer daarentegen wel: Outsourcing met een diversiteit aan software en software versies is een kostbare aangelegenheid. Een uniforme werkplek heeft dan ook de voorkeur. Echter, om dat te realiseren moeten de licenties die dit mogelijk maken betaald worden. Daarvoor moet natuurlijk eerst bekend zijn wat de kosten zijn, voordat er een contract met de klant wordt getekend. Immers moeten deze kosten op een of andere manier worden verrekend in de kostprijs. Dit achteraf gaan doen is dus: Te laat.
In situatie 2 heeft de klant een probleem. De klant gebruikt de software onder eigen licenties. Echter heeft de klant weinig invloed op de techniek: De software en hardware wordt door een externe partij geïnstalleerd. Wanneer er naar een ander hardware platform wordt overgegaan door de outsourcer, dan weet een klant dat niet eens: Die wil gewoon een goede en ononderbroken dienstverlening. Maar toch blijft de klant eindverantwoordelijk voor het werkelijke gebruik van de software (Overigens is dit in situatie 1 niet anders).
Er wordt zowel door klanten alsook outsourcers onvoldoende (en vaak zelfs helemaal niet) nagedacht of gesproken over de verantwoordelijkheid van licenties. Hierdoor ontstaan er heel veel onaangename gesprekken, en die komen pas bovendrijven nadat het contract is getekend. Met vervelende discussies tot gevolg, over niet gemaakte afspraken en (al dan niet gezamenlijke) verantwoordelijkheden. Dat is niet nodig, want er zijn genoeg manieren om dit op te lossen. Toch gebeurd het telkens weer. Alleen klanten die zich nog in een orienterende fase bevinden (maar nog niets hebben getekend) en hierop worden aangesproken, beseffen dit feit. Gelukkig is der dan nog tijd genoeg om contractuele afspraken over dit onderwerp te maken. Die meetbaar zijn, ook naar auditors. Wij zitten graag met klant en outsourcer rond de tafel hierover. Het is een wederzijds belang: Anders komt vroeg of laat iemand in het nauw. De klant, of de outsourcer. En in elk geval de verstandhouding.
